Документы: шаблоны, реквизиты и подпись компании

Настройки CRM → Документы — конструктор шаблонов документов, которые платформа собирает автоматически из данных карточки: счетов, договоров, актов, коммерческих предложений. 

Здесь два раздела: «Шаблоны» — сами шаблоны документов, и «Реквизиты и подпись» — общие данные компании, которые подставляются в каждый документ.

Как устроен редактор шаблона?


В блоке «Свойства» шаблона указывается:


  • Для какой карточки — какая сущность CRM (например, «Сделка») будет источником данных для документа;
  • Формат номера — например, «СЧ‑{год}‑{номер}»: платформа сама подставит в него текущий год и следующий порядковый номер.

Прямо в текст документа можно вставлять значения из трёх групп: «Из карточки» (название, контакт, сумма, ответственный и другие поля записи), «О компании» (реквизиты — см. ниже) и «Само подставится» (номер документа, дата документа, сумма прописью, срок оплаты, сегодняшняя дата — платформа заполняет их автоматически при формировании документа). 

📌 Важно. Пока шаблон не опубликован, он находится в статусе «Черновик» и сотрудникам не виден. Перед публикацией платформа проверяет шаблон и предупредит, если в реквизитах компании не хватает данных, которые он использует, — публикацию при этом можно отменить и дозаполнить реквизиты, а можно продолжить, нажав «Всё равно опубликовать».

Реквизиты и подпись компании


На вкладке «Реквизиты и подпись» данные заполняются один раз и подставляются во все документы компании:


  • О компании — название, юридическое название, ИНН, КПП, ОГРН, адрес (кнопка «Заполнить по ИНН» подтягивает часть полей автоматически);
  • Банк — банк, БИК, корреспондентский и расчётный счёт (кнопка «Заполнить по БИК» подтягивает банк и корсчёт по одному только БИК);
  • Связь — телефон, почта, сайт;
  • Кто подписывает — должность и ФИО;
  • Логотип, подпись и печать — изображения, которые лягут в шапку документа и рядом с подписью.

💡 Совет. Начните с кнопок «Заполнить по ИНН» и «Заполнить по БИК» — это быстрее, чем вписывать реквизиты вручную, а платформа сама предупредит в шаблоне, если после этого каких-то данных всё ещё не хватает.